人事管理システムの導入は、従業員情報の一元管理や業務効率化など、さまざまなメリットがあります。しかし、その機能や特徴を理解することが重要です。本記事では、勤怠管理やワークフロー、評価システムなど、人事管理システムの主要な機能について、10問のクイズを通して解説します。人事部門のみならず、幅広い従業員の方にも有益な情報が満載です。人事管理システムの理解を深め、自社の業務改善につなげていただければと思います。
Q1 : 個人情報保護の観点で、人事システムに必要な機能はどれか? アクセス権限管理 業務日報作成 メール一斉配信 給与明細の紙配布
人事管理システムは従業員の個人情報や給与、評価など多くの機密データを扱います。そのため、誰がどの情報にアクセスできるかを厳格に設定・制御できる「アクセス権限管理」は極めて重要です。これにより不必要な情報閲覧を防ぎ、個人情報保護法に則った取り扱いが可能となっています。
Q2 : 従業員の自己申告や目標設定を支援するため、システム化されている機能はどれか? エンゲージメントサーベイ タレントマネジメントシステム 目標管理(MBO)システム 採用管理システム
目標管理(MBO: Management by Objectives)システムは、従業員自身が目標を設定し、その達成状況や進捗を上司と共有しながら管理する仕組みです。近年では人事管理システムの一機能として搭載され、目標設定、進捗報告、評価まで一元で管理できるメリットがあります。
Q3 : 人事システムにおける「多要素認証(MFA)」導入の主な目的はどれか? データのバックアップ強化 ユーザー認証の強化とセキュリティ向上 勤怠入力の自動化 システムの使いやすさの低下
多要素認証は、ID・パスワードに加え、スマホ認証やメール、指紋認証など複数の認証要素を採用することで、ID・パスワード漏洩時の不正アクセスリスクを大幅に減少させられます。人事情報は非常に重要な個人データを扱っているため、セキュリティ向上のためにMFA導入は非常に有効となっています。
Q4 : 人事データの法定保存期間(日本の例)として正しいものはどれか? 1年 3年 5年 10年
日本の労働関連法では、従業員に関する主要な労働者名簿や賃金台帳などは、退職や記載事項の最終記入日から原則5年間保存することが義務付けられています(2021年4月改正労働基準法施行)。ただし一部記録は3年、税法関係はさらに異なる場合がありますが、基本は5年です。
Q5 : クラウド型人事管理システム導入の利点はどれか? 導入コストが高くなる カスタマイズできない 外部からのアクセシビリティ向上 常時自社サーバーが必要
クラウド型システムはインターネット経由で利用できるため、場所を問わずアクセス可能になり、テレワークや複数拠点での活用に有効です。自社サーバーや専用機器も不要で運用コストも低減します。また、アップデートも自動で行われる場合が多いです。導入コストが高いわけでもなく、一定のカスタマイズも可能です。
Q6 : 人事評価システムの利用目的として正しいものはどれか? 従業員のパフォーマンス可視化 給与計算の自動化 シフト作成 健康診断情報の管理
人事評価システムは従業員の業務成果や行動評価を記録・集計し、評価結果に基づく昇進・異動・給与改定・人材育成などの意思決定に活用します。目的は従業員パフォーマンスの可視化と、それに基づく人材活用・組織開発です。他の選択肢はアウトプットや管理対象が異なります。
Q7 : 人事管理システムの「ワークフロー機能」の主な効果はどれか? 手作業の増加 申請・承認業務の効率化 権限分散による情報漏洩増加 紙文書の電子化による情報消失
ワークフロー機能は、各種申請や承認作業を電子的に自動化し、業務フローを効率化するために導入されます。これにより申請→承認→記録の流れがスムーズになり、処理状況の可視化や進捗管理も容易になります。手作業は減り、権限設定も厳密に行われるため情報漏洩リスクも管理できます。
Q8 : 従業員の採用活動を支援するシステムの総称として正しいものはどれか? 給与管理システム タレントマネジメントシステム 採用管理システム(ATS) 目標管理システム
採用活動においては、応募者の情報管理、進捗管理、面接日程調整、合否連絡など多岐に渡る作業が発生します。これらをサポートするシステムがATS(Applicant Tracking System)=採用管理システムです。給与管理やタレントマネジメントシステム、目標管理システムとは目的や機能が異なります。
Q9 : 人事情報システム(HRIS)のメリットとして適切なものはどれか? 情報の一元化で業務効率向上 紙媒体の保管コスト増加 人事部門のみがアクセス可能 人為的ミスの増加
HRIS(Human Resource Information System)は従業員情報や勤怠、給与、評価などのデータを一元管理するシステムです。この導入により、情報が分散せず業務効率が向上し、人為的なミスも削減されます。また、権限設定によって部門横断的な活用も可能です。紙媒体の保管コスト削減にも寄与しますが、システム化が進めば増加しません。
Q10 : 人事管理システムにおける「勤怠管理」の主な役割はどれか? 従業員の勤続年数の管理 従業員の給料計算 従業員の出退勤情報の管理 従業員の福利厚生情報の管理
勤怠管理は、人事管理システムにおける基本的な機能のひとつであり、従業員の出勤・退勤時刻、休憩、遅刻・早退、欠勤、残業などの出退勤情報を管理します。これに基づき月次の給与計算や労働時間の順守状況などを正確に集計するため、非常に重要な役割を担っています。他の選択肢も重要な情報ですが、勤怠管理とは異なる機能です。
まとめ
いかがでしたか? 今回は人事管理システムクイズをお送りしました。
皆さんは何問正解できましたか?
今回は人事管理システムクイズを出題しました。
ぜひ、ほかのクイズにも挑戦してみてください!
次回のクイズもお楽しみに。